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采购物料货期管理及应急培训心得
发布时间:2021-12-29 浏览次数:

1119日,我对本部门采购组的相关员工进行了《采购物料货期管理及应急》的培训课程。

本次培训内容主要从采购日常工作中涉及到的货期管理来展开,涉及到大致五个方面的内容:

一、             采购物料货期管理的目的及重要性

    1、确保采购物料的交货期限,使交期管理更为顺畅。

    2、货期管理是采购工作的重点之一,确保能采购物料能按期交付提供生产所需物料,才能保障生产并达成合理的生产成本。

二、             采购物料货期延迟的影响分析:

   采购物料货期延迟的不良影响有:

    1、导致生产部门缺料,从而影响生产效率,进而增加工作时间,导致制造费用的增加;

    2、由于物料延迟到货,间接导致成品交期延期;

    3、由于物料交期延迟,采取替代品等方案导致成本增加或品质降低,且导致采购、运输、检验的成本增加;

    4、交期延期导致客户满意度下降,进而导致客户减少或取消订单,从而导致采购物料的囤积或呆滞等其他损失,且断料频繁,易导致互相配合的各部门人员士气受挫。

三、             交期提前太多产生的影响分析:

    1、导致库存成本增加,流动资金周转率下降,且占用场地;

    2、允许交期提前,易导致供应商优先生产高价值的物料,而忽略低价值物料,供应商对交期管理松懈,导致后续货期可能存在延误

四、             交期延误的原因分析

   交期延误主要涉及到四方面的原因:

    1、供应商原因:

    2、因采购环节责任导致的延误情况:

    3、其他部门的责任:

    4、沟通不畅导致延误的原因

五、             确保交期方法

事前规划

1、制定合理的采购周期,将申购、采购、供应商生产周期、运输、来料到货验收所需的时间提前确认,并作为各部门的参照依据。

2、确定交货日期及数量,预先明确交期及数量,数量较大的订单建议采取分批交货方式。

3、对供应商生产设备及人员的情况做了解,合理分配订单,保证数量、交期、品质一致性。

4、要求供应商提供生产进度计划及交货计划,尽早了解供应商的瓶颈与供应能力,便于采取对策。

5、准备替代方案,以确保能有替代供应商。

事中执行阶段(应急处置)

1、对供应商所需必要的材料、模具、技术提供一定支援,了解供应商的瓶颈,协调处理。

2、及时跟进了解供应商的生产进度情况,必要时对供应商施加压力,并考虑替代供应商下单的必要性。

3、交期及数量变更及时联络与通知,以确保维护双方的利益,配合本公司需求。

4、尽量避免在下单时出现技术变更,如出现,应及时联系供应商沟通确认。

5、加强交期催促工作,提醒供应商及时交货。

6、对存在质量、品质异常风险的供应商,及时安排技术、品质等相关人员进行指导工作,降低因进料不合格导致的交期延误。

7、可替代性物料,如压铆轴,标准件,或者较通用的物料,直接临时性找市场现货。

事后考核

1、对供应商进行考核,依据公司相关的文件办法进行考核,交期考核作为重要项目之一,以督促供应商提高交货及时率。

2、对交期延迟的原因进行分析,并思考对策,确保重复的问题不再发生。

3、根据供应商考核情况以及其配合度、技术能力、品质管控能力,考虑是否需更换淘汰不合格供应商,或减少订单下达。

4、按公司管理规定执行供应商奖惩办法,必要时加重违约惩罚力度。并对优质供应商予以适当的奖励。

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 本次培训整理并归纳了在我们采购工作中遇到货期管理的问题及痛点,同时也提出了一些改善的方法。

 通过此次培训,运营管理部采购组的同事们不仅了解到我们采购环节自身方面可能存在的问题,也明白有的问题还涉及到其他环节。而物料应急货期的情况越多,则说明在我们整个货期管理中的某个环节中存在异常进而导致需要加急货期物料的产生。而为了达到货期应急,往往我们又要采取一些非常规手段:例如原本采购的物料正常物流由供应商负责,为了加急额外增加应急物流的费用需要我们公司来承担;又例如为了货期应急,将原本货期长,价格低的供应渠道切换到货期短但采购成本较高的渠道;还有为了应急赶进度,供应商也容易出现加工品质异常,额外增加品质异常处理的情况……

 以上种种应急的异常情况,增加的都是额外的管理成本,这些都是我们在发生异常后进行事中补救的应急措施,因此在采购货期管理及应急工作上,不仅需要不断的提升我们采购员自身业务能力,还需要事先多做一些采购资源池的储备、渠道的拓展、业界的主流供应商和供应产品信息收集以及同一产品不同档次的供应渠道准备,同时也需要公司各相关环节一并参与到物料的采购货期管理工作中,多一些协调和沟通,减少应急情况的发生。

 例如公司某项目涉及到一些非常规表面处理的紧固件,客户提供的相关渠道价格高、周期长、起订量数量较多且配合意愿也不强,但其质量较稳定。为此我们采购组也进行了相关物料的拓源工作,新拓源的渠道价格适中,但也存在周期也较长,有起订量的要求(但其起订量相对较低),而其品质不稳定。因此我们将几家供应商所供物料的价格、质量、货期、起订量等各方面的情况收集对比,并将对比分析反馈给前端市场、交付以及公司领导进行提前决策。又例如某项目的某类外采物料,前期样品阶段时有3-4家供应渠道进行样品、小批量加工,在我们供需双方经过一段时间的样品、小批量磨合期后,有几家因各方面原因无法继续合作(质量长期不达标、价格过高、不愿做样件只愿做批量订单且起订量较大等等各方面原因),最终质量稳定、合作意愿较强且价格适中的渠道目前仅余1家,但该渠道存在供货周期较长的问题,因此我们也将收集到的供货周期问题提前反馈给前端交付、市场环节。以便前端环节将相关的物料需求计划提前释放……

 以上所举的两个事例,则是我们为了达到公司降本增效的目的而所做的事前规划的相关工作。

 还有涉及到事后考核相关的例子也有很多,这里就不再一一举例。

    通过此次关于采购物料货期管理及应急培训总结与归纳,使大家知道后续该从哪些方面加强沟通并做改善。多做一些事前规划,减少一些应急补救,对供应商进行合理的考核,以此希望我们的采购物料货期管理工作越来越顺畅!

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